El proceso de reclutamiento es un conjunto de acciones que tienen la finalidad de atraer candidatos con la capacitación adecuada para formar parte de una organización empresarial, pasando por una serie de acciones de selección previas. Este proceso requiere una inversión en medios y recursos de todo tipo, de tiempo, humanos, técnicos y económicos.
Medir a tus esfuerzos en reclutamiento es fundamental para saber en qué acciones y prácticas estás dedicando más tiempo y cuáles de estas traen más y mejores resultados. Así podrás conseguir a los candidatos más adecuados, en menos tiempo.
A seguir, te recomendamos tres informes de reclutamiento fundamentales para analizar a tus esfuerzos en los procesos de selección. Con las conclusiones, podrás maximizar la productividad (tuya y de tu equipo) a la hora de contratar. Recomendamos que los agas al final de cada proceso.
Los informes respecto de las fuentes de reclutamiento utilizadas estarán destinados a evaluar el rendimiento de cada uno de los lugares donde la oferta de empleo se ha publicado. Puele ocurrir que determinada fuente genere muchos candidatos y da la impresión de tener un gran potencial, y cuando se analiza la calidad de los candidatos para el puesto y los requisitos exigidos, son muy pocos de estos aspirantes los que superan el primer filtro.
Puedes seleccionar aquellos portales que aportan lo que realmente estás buscando, y concentrar los recursos económicos, humanos, técnicos y de tiempo empleado en estas plataformas concretas, descartando el resto.
Además del número de candidatos que recibiste de cada portal, puedes medir cuántos han pasado para cada fase del proceso, cúantos de los requisitos cumplían, etc.
Si sabes de dónde vienen los mejores candidatos, puedes invertir más recursos en reclutar en él, porque sabes que los candidatos de ahí son de calidad.
La LOPD, en su artículo 5 deja bien claro que será preciso informar al candidato al puesto de trabajo, del tratamiento de sus datos de carácter personal. En el proceso de reclutamiento, por tanto, los reclutadores de la empresa deben tener especial atención en la forma de captar la información de los candidatos y el tratamiento que se da en las fases posteriores a esos datos. Lo ideal es que el departamento de selección de personal cuente con un informe de aceptación de los candidatos, con carácter jurídico, para cumplir la normativa establecida por la LOPD en todo el proceso.
En todos los casos, incluido el supuesto de los datos recogidos a través de un currículum, el Reglamento que desarrolló la LOPD establece que el consentimiento de toda persona para el uso de sus datos debe ser recogido a través de un medio que asegure que la información llegó al interesado. Un buen instrumento es un correo electrónico enviado a los candidatos para conocer su consentimiento.
El consentimiento de los candidatos debe estar recogido en un fichero, que especifica su respuesta y su consecuente autorización para tratamientos futuros- si autoriza que sus datos formen parte de la base de datos de la empresa, etc. Tu departamento legal lo puede necesitar a cualquier momento, es mucho más productivo tenerlo hecho o contar con un software que te lo haga.
Hay que tener en cuenta que la empresa es un conjunto de personas que se dirigen a una acción colectiva, con un proyecto común. Al comprobar las actividades llevadas a cabo por el equipo de reclutamiento, pueden surgir dudas sobre el rendimiento de cada uno de los reclutadores. Será preciso conocer los esfuerzos realizados por cada uno, la cantidad de tiempo empleado, los procesos y acciones que pueden automatizarse, para evitar operaciones duplicadas y repetitivas, optimizando los recursos utilizados.
Una auditoría de personal es un eficaz instrumento para medir el grado de cumplimiento de los miembros del equipo de reclutamiento. Entre sus funcionalidades y beneficios, está el determinar la persona responsable de cada actividad, y los objetivos que se persigue con los procesos de reclutamiento efectuados, revisando las normas y procedimientos utilizados, generando un informe de reclutamiento, y un plan de acción con medidas correctoras para evitar los mismos errores en la metodología utilizada, así como desarrollar un seguimiento de dicho plan de acción, para verificar el cumplimiento de las propuestas de modificación efectuadas.
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Además de constituir un excelente instrumento para garantizar el cumplimiento de los objetivos para los procesos de reclutamiento, la auditoría contribuye a mejorar la imagen del departamento de personal y su integración en la compañía. Los gerentes y propietarios de la empresa pueden respetar más al departamento de selección de personal cuando un auditor recaba su opinión para mejorar dicho departamento.
Para analizar todas estas variables de manera inteligente y sin comprometer muchos recursos, se pueden utilizar soluciones tecnológicas, cómo un software de reclutamiento que registra las actividades de cada uno de los miembros del equipo. Tener el informe en manos y un plan de seguimiento puede ser muy motivador y productivo.
Conclusión
El proceso de reclutamiento y selección de personal es uno de los más importantes para cualquier organización, y debe ser desarrollado por el personal más idóneo, con la finalidad de cumplir todos los objetivos marcados por la empresa. Los informes de reclutamiento serán una útil herramienta de análisis para optimizar la consecución de estos objetivos.
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