LOPD y los Procesos de Selección [Todo lo que Quieres Saber]

Actualización 06/02/2018

El 25 de mayo de 2018 entra en vigor el Reglamento General de Protección de Datos europeo (RGPD). Esta legislación sustituirá a todas las normativas nacionales existentes sobre la materia, ampliará el control de los ciudadanos europeos y establecerá normas estrictas para las empresas en materia de obtención, almacenamiento y tratamiento de los datos. 

Si te dedicas al reclutamiento y la selección, trabajas cada día con cientos de datos de carácter personal. Lee este artículo porque esto te interesa. 

¿Oyes hablar de la LOPD y no sabes ni por dónde empezar? Te lo explicamos de forma fácil y ágil. 

El art. 5 de la LOPD establece que será necesario informar al candidato del tratamiento de sus datos de carácter personal. Para reclutar cumpliendo con la LOPD, tendremos que tener especial atención en cómo hacemos la recogida de datos de los candidatos y cómo los tratamos posteriormente.

A continuación te quiero introducir todo lo que debes tener en cuenta en cada fase del proceso de selección para cumplir con la LOPD:

1. Difusión de ofertas

Si para la selección de personal publicas tus ofertas de empleo, deberías incluir en el formulario de inscripción la información del art. 5 de La Ley de Protección de Datos.

Se puede cumplir con ésta obligación con una leyenda similar a:

De acuerdo con la Ley Orgánica 15/1999 de 13 de Diciembre de Protección de Datos de Carácter Personal, le informamos que sus datos serán incorporadas a un fichero responsabilidad de (EMPRESAS) con el fin de (INFORMAR FINALIDAD). Para ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición de sus datos personales a xxxxx.

2. Recogida de datos de los candidatos

Datos Necesarios

Solo debes recoger esos datos que resulten estrictamente necesarios y relevantes para la selección de los puestos de trabajo ofertados y para su posterior evaluación.

No debes recoger más datos que los que aporte directamente el candidato. Si deseas obtener referencias, deberás pedirle permiso por escrito al candidato.

Datos Sensibles

Debes prestar especial atención en la formulación de preguntas para evitar la recogida de datos personales relativos a ideología, afiliación sindical, religión, creencias, origen racial, salud o vida sexual, puesto que esto obligaría a tu empresa a la aplicación de medidas legales y técnicas adicionales.

Tiempo de Almacenamiento

La datos de los candidatos no puede guardarse de forma ilimitada. Deberás indicar el tiempo tu empresa puede poseer los datos. Una vez pasado deberás volver a pedir a los candidatos el consentimiento para seguir almacenando su información en tu base de datos.

Datos en las Redes Sociales 

Está prohibida la recogida y almacenamiento de información sobre el candidato por medio de las redes sociales sin el consentimiento del candidato.

No porque la información esté disponible en las redes sociales nos da derecho a utilizarla.

Lo que debemos tener claro de las redes sociales es que debemos hacer un uso de ellas y de los datos encontrados, con el mismo objetivo que el candidato.  

Por lo que para la selección, recomendamos el uso de Linkedin y según el sector de Twitter, ya que son redes profesionales y el candidato está allí con la finalidad de que lo encontremos por temas profesionales y empleo.

Las acciones que podemos realizar en las redes sociales son:

• Publicar tus ofertas de empleo.

• Verificar y complementar información facilitada en entrevista o currículum.

• Recabar opinión de profesionales contacto de la persona candidata.

• Localizar profesionales en un área de interés.

3. Recogida de curriculums

Si el currículum se presenta directamente por el candidato sin habérsele solicitado debes fijar procedimientos de información que supongan algún acuse o confirmación de conocer las condiciones en las que se desarrollará el tratamiento.

Por ejemplo, si el currículum llegó por correo electrónico y se cuenta con una dirección electrónica facilitada por el candidato, puedes remitirle la  información por vía ese email solicitando la confirmación de la recepción y condicionando el tratamiento de los datos al acuse de recibo.

No debes olvidar que el Reglamento de desarrollo de la Ley Orgánica de protección de datos indica que el deber de información deberá  llevarse a cabo a través de un medio que permita acreditar su cumplimiento, debiendo conservarse mientras persista el tratamiento de los datos  del afectado.

Si eres cliente de Talent Clue,  la herramienta envía automáticamente un email de consentimiento de pertenecer a la base de datos de tu empresas a todos los currículums que llegan a la herramienta, sean provenientes del email, de candidaturas espontáneas, de candidatos subidos manualmente o de portales de empleo, y en cualquier momento puedes bajarte el informe de cumplimiento.  

4. Durante el proceso de selección

• Notas de entrevista: Deberás evitar anotaciones o juicios de valor personales, despectivos u ofensivos.

• Datos Salariales: Aquí te recomendamos pedir información sobre sus expectativas salariales.  Si guardas datos relativos al salario actual del candidato, informale que lo harás.

• Pruebas: Si realizas test o pruebas, depende del contenido de las mismas, si hay información sensible, deberás solicitar el consentimiento del candidato si deseas almacenar sus resultados.