Cuando aparecen nuevas legislaciones que afectan a tu trabajo es fácil perderse entre tantos principios, artículos y excepciones. Algo así puede que te esté ocurriendo con el Reglamento de Protección de Datos (RGPD), que entrará en vigor en mayo de 2018. Es hora de responder a todas esas preguntas para evitar las temidas sanciones.
Esta legislación europea ha sido aprobada para dotar a los ciudadanos de la UE de mayor control sobre sus datos y sustituirá a todas las normativas nacionales. En el caso de España, la ley a la que reemplazará es la LOPD (Ley Orgánica de Protección de Datos), con la que tiene notables diferencias y respecto a la que establece nuevas obligaciones para los responsables del tratamiento de datos personales.Los departamento de RRHH manejan grandes cantidades de información de este tipo y es crucial que estén preparados. De lo contrario, se enfrentarán a multas de hasta 20 millones de euros o el 4% de las facturación global de la compañía, eligiéndose siempre la cifra más alta.
Las claves del RGPD
Antes de lanzarme a responder las preguntas que es probable que te estés planteando, es necesario dejar claras las claves del nuevo Reglamento. Estos son los principios que afectan directamente a los responsables de Reclutamiento y Selección.
El consentimiento es el rey
Se acabaron los consentimientos tácitos o por omisión que admitía la LOPD. Con el RGPD los candidatos deberán consentir claramente la recogida de sus datos personales y los usos que se les vaya a dar. Esta información se les deberá transmitir de forma clara y concisa.
Los datos tienen fecha de caducidad
El artículo 5 del RGPD lo deja muy claro: solo se podrán conservar aquellos datos que estén actualizados. Aunque no se establece un plazo fijo, distintas fuentes legales dan por sentado que aquellos currículums que permanezcan más de 24 meses sin ser actualizados deberán ser borrados o bloqueados para impedir su lectura.
Solo los datos que necesites
El principio de minimización impone que solo se podrán recoger los datos imprescindibles para la finalidad que se comunique al candidato. ¿Será el principio del fin de los formularios eternos de inscripción a ofertas? Por el bien de la Experiencia de Candidato, en Talent Clue esperamos que sí.
Derecho a portabilidad
Los candidatos podrán solicitar en cualquier momento una copia de sus datos, que se le deberán ofrecer en un formato estructurado, de uso común y lectura mecánica.
Las claves del nuevo Reglamento de Protección de datos para reclutadores:
👑 El consentimiento es el rey
📅 Los datos tienen fecha de caducidad
⛔ Solo los datos que necesites
📁 Derecho a portabilidad
Las 7 preguntas que todo reclutador se hace sobre el RGPD
Aclarados estos puntos, es hora de responder a las preguntas sobre cómo afecta este reglamento al día a día del reclutamiento. Toma buena nota porque se avecinan cambios:
1. ¿Debo borrar a los candidatos que ya tengo en mi base de datos?
No, no necesitas borrarlos, pero sí que debes asegurarte de que sus datos sigan legalmente almacenados. Para ello, si no lo hiciste en su momento, deberás solicitar su consentimiento para guardar esta información y usarla para comunicarte con ellos en el futuro.
De igual forma, si posees su consentimiento, pero han pasado más de 24 meses desde que te lo dieron, deberás actualizar sus datos.
2. ¿Podré mantener currículums en Excel o impresos?
Es absolutamente desaconsejable. ¿Cómo sabrás con un sistema así la antigüedad de los datos?, ¿tendrás alguna forma de actualizar esa información?, ¿qué seguridad tienes ante un ataque informático?
Aunque en la práctica podrás seguir usando Excel o currículums impresos, lo cierto es que es una forma casi segura de acabar sancionado por incumplir la legislación.
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Gestionar currículums en papel nunca ha sido fácil.
3. ¿Podré contactar con un candidato a través de un email que encuentre en Internet?
Sí, pero solo cuando el email esté publicado en una web que muestre el interés del candidato en ser contactado para ese fin. Por ejemplo, si está información está publicada en LinkedIn o en un portal de empleo, es evidente que el candidato está dispuesto a que le escriban reclutadores.
Además, en tu primera comunicación con él deberás solicitarle su consentimiento para el tratamiento de sus datos con la finalidad que tengas (ofrecerle oportunidades laborales de su interés, por ejemplo).
4. ¿Podré seguir recibiendo CV a mi email o al del departamento?
Como en la pregunta número 2 la respuesta es que sí, podrás, pero la probabilidad de acabar incumpliendo el reglamento es muy elevada. Si en tu Página de Empleo o en tus publicaciones en redes sociales das un email para que los candidatos envíen sus CV, es hora de cambiar de sistema. Con un software como Talent Clue acabarás de raíz con este problema centralizando la recepción de candidatos.
5. ¿Podré almacenar en mi base de datos los candidatos que reciba de portales de empleo?
Sí, siempre y cuando te den su consentimiento por separado después de inscribirse a tu oferta y mantengas actualizados sus datos. Como en otras preguntas, la clave estará la forma de recibir la aprobación por parte de los candidatos.
6. ¿Podré contactar con candidatos descartados en un proceso para nuevas vacantes?
Sí, pero para ello tendrán que ocurrir una de estas dos cosas:
- Que cuando se inscriba en la primera oferta consienta claramente la posibilidad de ser contactado para otras posiciones.
- Que una vez descartado le envíes una solicitud de consentimiento para futuros envíos.
7. ¿Las sanciones serán habituales?
Tengo un buen amigo abogado que siempre dice que "las sanciones son cuestión de probabilidad". Esto es, no siempre un incumplimiento conlleva sanción, pero tarde o temprano puede ocurrir.
Llevado al terreno de la RGPD, se espera que el importe de las sanciones en materia de protección de datos se multiplique por 20 en el año 2018 en países como Reino Unido. Lo mismo ocurrirá en España con el endurecimiento de la vigilancia que se prevé.
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Talent Clue, tu aliado con el RGPD
Como ves, cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos será prácticamente imposible para aquellos que no cuenten con las herramientas adecuadas. Llevar a cabo manualmente procesos como la solicitud de consentimientos y la actualización de datos exigen una cantidad de horas que no existe en la agenda de los reclutadores.
Por eso, en Talent Clue siempre hemos trabajado para automatizar estas tareas. De este modo, los reclutadores pueden dedicar su tiempo a asuntos de más valor mientras cumplen milimétricamente con la legislación. Lo hicimos con la LOPD y estamos más que preparados para hacerlo con el Reglamento General de Protección de Datos.
Pronto te mostraremos las novedades que vamos a incluir en nuestros software para que no tengas que preocuparte absolutamente de nada. Tendrás a tu disposición una herramienta que te garantizará el cumplimiento del RGPD desde el primer día.
Aviso importante
Esta artículo no se trata de un documento legal, ni incluye todos los detalles del RGPD. Se trata de información útil para entender mejor el nuevo reglamento y cómo Talent Clue se está adaptando a él. Por este motivo, te recomendamos encarecidamente que consultes con tu equipo legal las acciones específicas a tomar en tu empresa.