Una vez digeridas las uvas y con todo el equipo al completo ya en nuestra oficina, es más que probable que ahora mismo nos estemos planteando cuáles van a ser los propósitos de mejora para este año 2014 en nuestro departamento.
Estas fechas, además, suelen coincidir con el cambio de año fiscal, lo que nos proporciona la oportunidad de reasignar nuestros presupuestos de forma que consigamos optimizar nuestros recursos.
Y si algo tenemos claro que queremos mejorar es... en ahorrar tiempo.
Los Departamentos de RRHH necesitan ahorrar tiempo
Si existe un factor común en el día a día de mis clientes dentro del sector, es sin duda la falta de tiempo. Todos, y cuando digo todos, quiero decir absolutamente TODOS se quejan de la falta de tiempo para poder hacer todo lo que creen que sería bueno para su departamento. De hecho, muchos dejan de hacer tareas de valor añadido porque tareas rutinarias pero necesarias del día a día les roban la mayor parte del tiempo.
También son muchos los clientes que nos cuentan que cuando su jornada laboral termina “oficialmente”, deben quedarse en la oficina a invertir una o dos horas más para hacer esas tareas.
Además sois muchos los que desde hace ya algunos meses me estáis pidiendo datos concretos sobre el ahorro de tiempo real que se puede conseguir usando herramientas de ATS (Applicant Tracking System).
El motivo de vuestras peticiones está muy claro: si existiera ahora mismo una forma de demostrar que se puede solucionar el gran problema del reclutamiento invirtiendo una pequeña parte de nuestro presupuesto en herramientas que automatizan procesos, sería muy fácil de demostrarle a nuestros directores que vale la pena hacer esa pequeña inversión.
De hecho, como he estado comentando en mis anteriores articulos Cloud Recruitment [Ventajas e Inconvenientes] y Herramientas de Reclutamiento: del Papel al Cloud Recruitment, es necesario que empecemos a plantearnos si vamos a subirnos al carro de la tecnología o si vamos a continuar haciendo las cosas como hasta ahora en materia de Reclutamiento, gestión, captación y retención de talento.
¿Por qué? La respuesta es muy sencilla, si existen hoy en día herramientas ATS que me permiten automatizar gran parte del proceso de redacción de una vacante, publicación múltiple, integración con redes sociales (Linkedin, Twitter, Facebook, etc) y recogida de candidatos en un solo lugar; no tiene sentido que continúe haciendo esas tareas de forma manual.
Yo tengo muy claro que usar ATS ahorra tiempo desde aproximadamente la segunda semana de trabajo, una vez superada la curva inicial de aprendizaje de la nueva herramienta porque así me lo han transmitido clientes que están viviendo la experiencia, pero...
…Realmente ¿Cuánto tiempo me puedo ahorrar?
Para responder a esta pregunta, al final me decidí a hacer un sencillo cálculo y así tener datos más concretos sobre el ahorro real que se puede conseguir.
Para ello, imaginemos un departamento de RRHH que debe gestionar 10 vacantes cada mes, ya sea para un cliente final o para un cliente interno.
Supongamos que cada vacante se publica en:
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2 portales de empleo
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1 web propia
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1 bolsa de trabajo
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1 portal universitario
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1 red profesional (por ejemplo Linkedin)
1. Para una vacante en la que ya tenemos la descripción hecha y sólo tenemos que hacer “copia y pega”, este sería el cálculo:
Cálculo de tiempo de publicación múltiple
4 minutos por fuente x 6 fuentes de talento x 10 vacantes = TOTAL 240 minutos
Por supuesto, la tarea no se termina ahí, porque cuando ya hemos hecho esa publicación múltiple, cada día, debemos ir a recoger candidatos a las diferentes fuentes de talento. En las que disponemos de un espacio de criba, la realizamos allí, el resto normalmente me llegan a una dirección de correo y desde allí los cribo o los llevo a otros documentos para unificarlos.
2. Si suponemos que para mi no es un inconveniente tener varios espacios donde cribar y sólo calculamos el tiempo que tardamos en unificar la información, podemos hacer un cálculo del siguiente estilo:
Cálculo de tiempo de unificación de candidatos
10 minutos por vacante x 10 vacantes a gestionar x 20 días laborables al mes = TOTAL: 2.000 minutos
Cálculo de tiempo Total
240 minutos en publicación x 2.000 minutos en unificación de candidatos = TOTAL 2.240 minutos
Es decir, ¡¡unas 37 horas al mes!!
Si tenemos suerte, es posible que tengamos a alguna persona auxiliar que nos pueda ayudar con esa tarea, pero mi experiencia me dice que al final siempre somos los Técnicos de RRHH quienes acabamos haciendo esta función.
3. Vamos a calcular ahora el coste que tiene para mi departamento sólo hacer esas funciones:
Cálculo de coste salarial
10 € / hora salario técnico (aprox) + 3 € / hora costes seguridad social (aprox) x 37 horas = TOTAL 481 € !!
Mucho dinero cada mes para una tarea que se puede automatizar, ¿no creéis?
Y ni siquiera hemos tenido en cuenta los gastos asociados a la contratación, la prevencion de riesgos, gastos fiscales, seguro de responsabilidad civil, accidente de convenio, etc.
Actualmente, los software de reclutamiento que automatizan este proceso, como Talent Clue, están costando aproximadamente 100€ al mes para un 10 vacantes simultaneas. Es decir, una cuarta parte.
Conclusión
Os animo a que comprobéis por vosotros mismos ese ahorro de tiempo probando gratuitamente nuestra herramienta e incluso a que me paséis vuestros cálculos a ver si son parecidos a los míos.
Espero que os sea de utilidad para presentar estas cifras a vuestros responsables.
