La globalización ha obligado a las empresas a evolucionar y concentrar la mayor cantidad de recursos a la adaptación y consecución de sus objetivos principales. Esto deviene en la búsqueda de soluciones que permitan contener gastos y proporcionen una actividad paralela que ejecute aquellas tareas y acciones de menor prioridad pero igualmente necesarias
Las empresas y organizaciones evolucionan continuamente generando nuevas oportunidades de negocio y nuevos objetivos específicos que deben atacarse y cumplirse de una manera estratégica. Es en este momento en que la Externalización ejerce su protagonismo.
La actividad de asignar tareas y acciones a especialistas ajenos a la organización es lo que en líneas generales se conoce como Externalización.
Como comentaba en el post Outsourcing de RRHH: la externalización del reclutamiento de personal la Externalización (también llamada Outsourcing) se refiere a la subcontratación de servicios externos. Cuando externalizamos, delegamos a una persona o grupo calificado y especializado una serie de procesos que no forman parte de nuestra actividad principal y que nos implicarían un aumento de costos en personal, en infraestructura, etc.
Asumir procesos y acciones que nos aportan poco valor nos aleja de centrarnos en la función principal que tenemos como negocio. Abriendo la puerta a la externalización podremos enfocar nuestro esfuerzo, mejorando la productividad y la competitividad.
Claves del Outsourcing o Externalización para el Éxito
Para llevar a cabo exitosamente la externalización dentro de las empresas y organizaciones se debe partir de un buen esquema de objetivos del negocio. Posteriormente a ese estudio detallado y esquema estructurado de todas las actividades de la empresa se generará un análisis objetivo de las prioridades, las tareas y las acciones según el orden de importancia.
Ha llegado el momento de considerar el algunos de los consejos que comentaba en el post anterior:
- Identificación de tareas a externalizar
- Estudio de los proveedores más cercanos
- Evaluación y comparación de las opciones elegidas
- Elección y conciliación de los objetivos de la empresa con el proveedor
- Ejecución de la relación y evaluación continua de objetivos y resultados
Es de suma importancia confiar en el servicio adquirido pero sin olvidar que la gestión de resultados es responsabilidad de la compañía. Es decir, no hay que perder nunca el control de los procesos.
Para determinar el éxito de esta actividad es clave considerar el desarrollo de los siguientes aspectos de acuerdo a la experiencia en la externalización de servicios:
- Feedback: la primera clave para que la externalización funcione es la continuidad y la comunicación bidireccional entre empresa y proveedor. Mantén una comunicación fluida con tu proveedor.
- Coordinación: toda actividad debe tener un inicio y un fin. De esta manera las responsabilidades están bien definidas y pueden cumplirse sin ambigüedades. Coordina y sigue las actividades, objetivos y resultados en una línea de tiempo determinada.
- Confianza: la confianza es la base de cualquier relación social, laboral o económica. Evalúa muy bien a tu proveedor de servicio antes de establecer la relación. Sólo así te transmitirá la confianza necesaria para que la relación fluya naturalmente.
- Visión de Crecimiento: externalizar servicios debe verse como una herramienta para reorientar los objetivos de una empresa y no sólo como medio de reducción de costos. De esta manera, la liberación de recursos se hace de una forma orientada al aumento de productividad y competitividad. No externalices por externalizar, hazlo consciente de los beneficios que aportará a las actividades en cuestión y a tu empresa.
- Establecer Alianzas: al externalizar servicios puede valorarse la opción de las alianzas, en las que la colaboración tiene la esencia de una relación eficiente. Más que una subcontratación se trata de un equipo con el que compartes objetivos.
- Proyección: cuando una empresa decide externalizar algunas tareas debe evaluar la proyección y el potencial de crecimiento de su proveedor. Considera simpre el valor añadido de proyección que cada proveedor tiende a ofrecer con sus servicios. Quizás puedan ofrecer apoyo a tu Employer Branding así como posibilidades de abarcar nuevas zonas geográficas, espacios, mercados, etc.
¿Consideras otras claves a la hora de hacer eficazmente Outsourcing de servicios en tu empresa?
