Según datos recientes, por cada oferta de empleo que se publica, se inscriben una media de aproximadamente 170 candidatos. ¿Te imaginas lo que supone tener que ir a buscar a estos 170 candidatos a distintas fuentes de talento, recibirlos directamente en tu email, o pasar los datos uno a uno a una larga lista de hojas de cálculo? ¿Pero y si además tenemos 5 vacantes?
Para solventar uno de los principales problemas de todo proceso de selección, una de las mejores herramientas que nos proporciona el Reclutamiento 2.0 es la Base de Datos. Ésta, que puede ir incorporada en un Software de Reclutamiento en la Nube nos permite centralizar toda la información de nuestros candidatos, vengan de la fuente que vengan, volcar currículums en masa y almacenar cientos de datos de cada uno de nuestros candidatos para luego poder encontrarlos fácilmente en cualquier momento.
En definitiva, la principal ventaja de tener una buena Base de Datos es que nos permite ahorrar mucho tiempo en la gestión de nuestros procesos (Twittear Esto), no sólo desde la recepción de los candidatos sino hasta la comunicación de la decisión final. Pero es que tener una Base de Datos de candidatos actualizada es mucho más, pues convierte a esos candidatos en nuestros, almacenando sus datos y pudiendo encontrarlos fácilmente para futuros procesos de selección.
Dicho esto, ¿cuáles son las funcionalidades más importantes que debe tener toda Base de Datos de candidatos? A continuación, explicamos las 5 que consideramos imprescindibles:
1. Crear e Importar Candidatos Automáticamente
Como decíamos, actualmente publicamos ofertas en una gran cantidad de lugares: agregadores y portales de empleo, universidades, Redes Sociales, la propia web de la empresa, etc., lo que hace que tengamos a nuestros candidatos repartidos en cientos de lugares.
Una buena Base de Datos debe, por tanto, ser capaz de permitirnos centralizar toda esa información en un único sitio para poder gestionarla, volcando en masa todos los CV que nos llegan y aquellos que ya tenemos en nuestros archivos.
¿Y que pasa con esos candidatos que aplican dos veces a una misma oferta desde lugares distintos? Seguro que a muchos nos ha pasado que hemos recibido más de un CV duplicado. En ese caso, una buena Base de Datos puede ser la solución para no perder tiempo descartando esos CVs que nos llegan más de una vez.
2. Encontrar a tus Candidatos más Rápido
Recuperando el dato que comentábamos al principio del post, si por cada oferta que publicamos recibimos aproximadamente 170 candidatos de media, a cada nueva que lancemos esa cifra se multiplica, con lo que fácilmente podemos llegar a tener una Base de Datos con más de mil candidatos.
Llega un momento en el que, por tanto, no hace falta publicar una nueva oferta de empleo cuando surge una vacante en nuestra empresa, sino que podemos buscar en nuestra Base de Datos y encontrar el más adecuado. Pero, ¿te imaginas realizar esa tarea entre cientos de carpetas con infinitas hojas de cálculo? ¿Cuánto tiempo te llevaría?
Por este motivo, una de las funciones básicas para una buena Base de Datos debe ser la capacidad de utilizar filtros y etiquetas para organizar a tus candidatos en base a determinados criterios. De este modo, cuando surja una nueva oferta de empleo, será tan sencillo como teclear una palabra clave y encontrar a todos los candidatos aptos para el puesto, pero que en su día descartaste, con todos los datos y anotaciones. ¡Así de fácil!
3. Analizar Toda la Información en una Sola Vez
En relación al punto anterior, si disponemos de una buena Base de Datos con toda la información de nuestros candidatos clasificada, será mucho más sencillo encontrar de un solo vistazo aquello que buscamos. No solo sus datos sino también información de los distintos procesos de selección en que un candidato ya haya participado.
Por otro lado, cuando se trata de la información y los datos de nuestros candidatos, es importante también cumplir con la LOPD. En este sentido, con una Base de Datos actualizada podemos incluir el dato de si nuestros candidatos han aceptado o no la cesión de sus datos.
4. Facilitar la Comunicación con tus Candidatos
¿Cuantas llamadas de candidatos recibes preguntando por su estado en el proceso de selección? Los candidatos prefieren recibir un e-mail para informarles de que no han sido aceptados para un puesto de empleo antes que no recibir ninguna información. Al final, esto te hace perder tiempo en tus procesos y además afecta la imagen que tienen los candidatos de tu empresa.
Con una buena Base de Datos esto no sucede, pues podrás mejorar la comunicación enviando e-mails automáticos y de manera muy sencilla para mantener informados a tus candidatos de cuál es su estado en cualquier fase del proceso de selección. De esta manera podrás mejorar tu Employer Branding y conseguirás candidatos más comprometidos con tu empresa.
5. Realizar Informes de Manera Sencilla
Finalmente, algo imprescindible para una buena Base de Datos es que te permita analizar y medir el resultado de tus acciones con la finalidad de poder mejorar. Sin embargo, esto tiene que ser una tarea rápida y sencilla que no te lleve demasiado tiempo.
En definitiva, una buena Base de Datos debe ser una herramienta que te permita tener unificada toda la información de tus candidatos y procesos de selección, de modo que podamos ahorrar tiempo y dinero y así mejorar la productividad de nuestro departamento. Debe, además, ser accesible para todas las personas que trabajan en tu mismo equipo y que también nos dé una respuesta a cómo se están haciendo las cosas para poder mejorar.
¿Qué problemas tienes a la hora de reclutar en tu empresa? ¿Cómo crees que puede ayudarte el tener una buena Base de Datos?
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