La base de datos puede ser, definitivamente, el activo más valioso de cualquier empresa: es la fuente más grande e importante de talento de la que consta una compañía y, como tal, debe estar perfectamente preparada. Aun así, la realidad que nos encontramos en Talent Clue cuando hablamos con empresas no es tan ideal: muchos departamentos de Recursos Humanos no saben cómo sacar partido a su base de datos y no son conscientes de que, en muchas ocasiones, ni siquiera cuentan con una base de datos como tal.
Hay muchas compañías que aún gestionan sus procesos de selección con Excel, Access, carpetas en el ordenador ¡e incluso currículums en papel! Y no hablamos de empresas pequeñas, que también, sino de empresas que tienen entre manos muchas vacantes por cubrir cada mes.
En este post recuperaremos las características que Toni Gimeno desveló en un webinar sobre base de datos tiempo atrás: son los requisitos mínimos que una buena base de datos debería cumplir para servir realmente a su propósito de reclutamiento.
¿Qué no es una base de datos de candidatos?
Excel, Lotus Notes, Access, carpetas en el pc… NO SON bases de datos candidatos. Te sorprendería saber qué empresas siguen gestionando sus procesos de selección a través de largos listados de hojas de cálculo e infinitas carpetas imposibles de ordenar. No son herramientas especialmente diseñadas para reclutar: simplemente los recruiters las han ido adoptando pensando que eran la mejor opción.
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Excel no es una base de datos de candidatos. Una #BBDD para reclutar tiene estas 14 características Click to Tweet |
¿Qué es una base de datos de candidatos?
Una base de datos de candidatos es un conjunto de datos que permite recopilar, acceder y gestionar toda la información relativa a perfiles de candidatos y procesos de selección en un único lugar, con independencia de la estrategia de reclutamiento que se utilice: searching, posting, o ambas.
Talent Clue, por ejemplo, ofrece la opción de gestionar una base de datos en su herramienta y tener todos los datos centralizados, unificados y en la nube. Eso es sólo un ejemplo: este post es para que te des cuenta de que debes cuidar tu base de datos y que, si no la tienes en el mejor estado, ¡tienes que ponerle remedio! Estos son los requisitos de una base de datos robusta, re-utilizable y en plena forma.
Las 14 Características de la Base de Datos Perfecta para Reclutar
#1 Está unificada: todos los datos en el mismo sitio
Esto significa que toda la información y todos los datos de los candidatos se guardan e indexan en el mismo lugar: aunque procedan de distintos portales y agregadores de empleo, o de distintas redes sociales, todos los datos quedarán alojados en la misma herramienta. Pero no sólo esto sino que también significa que los currículums que recibes por correo electrónico y a través de tu panel de empleo se sincronizan con el resto de datos.
Es decir que puedes tener todas las fuentes de talento que quieras, pero los datos viajarán todos hacia una sola base de datos centralizada. ¿La clave? Lo hace de forma automática, y además detecta duplicados (de esto hablaremos más adelante).
#2 Está en la nube: es accesible desde cualquier lugar
Esto implica que es de fácil acceso, porque no necesitas instalarla en ningún ordenador. Puedes entrar a sus datos desde cualquier tipo de dispositivo y desde cualquier lugar, sólo con unas credenciales: usuario y contraseña.
Aunque a priori puedas pensar lo contrario, una base de datos en la nube es de hecho más segura: porque está alojada en servidores de empresas especializadas en mantener la seguridad de datos en sistemas cloud. Así que se ocupan de que no haya problemas de guardado de datos locales. Seguro que te ha pasado alguna vez: se va la luz, no has guardado el Excel… ¡adiós Excel y adiós datos! Esto jamás te pasará con una base de datos en la nube; los datos permanecerán inalterados y no perderás nada.
#3 Es colaborativa: todo el equipo accede a los datos para gestionarlos
Por el hecho de estar en la nube y estar unificada, todos los miembros del equipo de selección tienen acceso: desde el ordenador, desde el móvil, desde la oficina, desde el tren, desde sala de reuniones de un cliente… Y cada uno tiene un permiso distinto según las necesidades del equipo y de cada proceso de selección.
Con una base de datos colaborativa todos los recruiters podrán consultar las notas y comentarios de sus compañeros, cuántos candidatos hay en cada fase del proceso, y todo lo necesario para poder retomar el trabajo en caso de ser necesario.
#4 Está actualizada: se mantiene viva y genera un histórico
Esto significa que, cada vez que se importa o carga un nuevo dato o un nuevo candidato, automáticamente se actualiza su información si ya estaba en la base de datos. Los profesionales crecen, ganan experiencia, y el que era un candidato no válido hace un año puede serlo ahora para otra posición.
Pongamos un ejemplo para verlo más claro. Ahora mismo y como ya hemos visto, muchas empresas tienen los currículums guardados en Excel o en su mail. Imaginaos a Carlos: tenemos toda su información profesional en un archivo. ¿Qué pasa si al cabo de dos años Carlos se inscribe a una oferta nueva? Su currículum estará actualizado con nueva información de otros cursos que hizo y tendrá más experiencia, pero los datos que tú tienes de él no se actualizarán automáticamente. Seguirás teniendo el CV de hace dos años, y si encuentras su perfil haciendo búsquedas o revisiones, quizá volverás a rechazarlo, cuando en realidad ahora sí que encajaría.
Por el contrario, una base de datos de reclutamiento se mantiene viva y se actualiza automáticamente. Cuando Carlos se inscriba por segunda vez, sus datos se actualizarán, y te darás cuenta de que con el tiempo ha adquirido nueva experiencia y habilidades. Y no sólo eso sino que la base de datos genera un histórico respecto a las vacantes que puede ser aprovechado en otros momentos. Esto permite consultar el historial de un candidato, todas las notas y comentarios, todas sus respuestas a killer questions, todos los procesos en los que ha participado y en qué fase terminó, por qué fue rechazado… Todo.
#5 Cumple con las leyes: LOPD/LFPD bajo control
Gestionar una base de datos implica que es obligatorio cumplir con las leyes de Protección de Datos. Si no tienes esto en cuenta, piensa que es probable que tengas algún problema tal como gestionas los datos ahora. Las bases de datos modernas están preparadas para lograr el consentimiento de los candidatos para tratar sus datos a través de notificaciones automáticas donde se les recuerda que tienen que aceptar la LOPD. Sin que tú tengas que estar pendiente de enviar los correos ni de llamar uno a uno a los candidatos.
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Una base de datos de candidatos en plena forma, esencial para cualquier empresa que gestiona talento
Todas estas características, además de los beneficios de una base de datos en plena forma, los explicamos en un webinar al que se inscribieron más de 400 personas. Dimos a los asistentes la oportunidad de realizar un diagnóstico súper rápido del estado de su base de datos, para que pudiesen ver cuántas características y requisitos cumplían en ese momento y que pudiesen ponerle remedio si el resultado
#6 Crea y/o importa candidatos automáticamente
Una base de datos permite importar candidatos de forma manual y automática. En este caso estamos hablando de poder hacer un volcado de CVs en masa: todos los que tienes en tus carpetas, los que puedas descargar de los portales de empleo, los que tienes en Excels. Impórtalos todos a tu base de datos nueva, y consigue que el resto de recruiters de tu equipo haga lo mismo. Tienes que poder hacerlo de una sola vez, y que el software se encargue él mismo de gestionar toda la información que ya puedas tener en la base de datos para encajarla sin duplicados. La base de datos perfecta debe centralizar toda esta información, provenga de donde provenga, en un solo lugar para poder gestionarla, de forma que los currículums volcados y los existentes convivan.
#7 Vuelca CV en masa
Si eres ordenado, probablemente tengas varias carpetas en tu ordenador, organizadas por años, meses y vacantes. Dentro seguramente haya incontables perfiles de profesionales de todo tipo. A estos archivos sólo tienes acceso tú, y sólo puedes verlos desde tu ordenador, no desde cualquier lugar, a no ser que estén en Dropbox o Google Drive, en la nube.
Es imprescindible que tu base de datos tenga la opción de hacer un volcado masivo de estos incontables CV, es decir, que puedas cogerlos todos y pasarlos a tu nueva base de datos. ¡Ni se te ocurra pensar que manualmente! Tienes que poder hacerlo de una sola vez, y que el software se encargue él mismo de gestionar toda la información que ya puedas tener en la base de datos para encajarla sin duplicados.
#8 Permite añadir notas y comentarios
Cuando trabajamos en un equipo de RRHH es importante tener claro qué hace cada miembro del equipo para organizarnos mejor: por ejemplo, si alguien entrevistó al candidato antes que tú, te irá bien saber qué impresiones le produjo en la entrevista, así sabrás cómo encarar la segunda. Eso sólo podrás saberlo si tu compañero agrega una nota de entrevista comentándote sus opiniones, pero no en un documento de Word ni por mail: en la misma base de datos. Así, podréis consultarlo todos: el resto de reclutadores, el hiring manager…
Pero esta información no sólo es útil trabajando en equipo: si trabajas solo también te irá bien saber por qué descartaste a un candidato hace un par de años. ¡Tu memoria no da para recordarlo todo!
Esta información debería estar en la misma base de datos donde gestionas los procesos y los candidatos. Así que una funcionalidad básica de la base de datos ideal es que permita añadir notas y comentarios, tanto privados como públicos. Es la forma de tener la información más valiosa al alcance de todos y siempre disponible. Un plus de las bases de datos más modernas es que permiten crear plantillas y notas de entrevistas para ofertas de empleo específicas: esto te permitirá ahorrar tiempo .
#9 Detecta y gestiona duplicados
Teniendo en cuenta que seguramente publicas las ofertas en varios portales, en redes sociales y en bolsas de empleo de universidades… es muy probable que los candidatos se inscriban más de una vez o incluso desde varias fuentes, sobre todo si están muy interesados en tu oferta.
La base de datos debe estar preparada para detectar la información de un candidato (a través de un identificador único), descubrir si ya está y alertarte en ese caso. Pero no sólo debe detectarlo, sino que debe fusionarlo si ya tiene su dirección de correo o su teléfono de contacto, sin crear un perfil nuevo, de forma que la información no se duplique sino que se actualice en el mismo perfil.
Además de esto, la base de datos debe poder etiquetar a este candidato conforme proviene de varias fuentes distintas, lo cual incluso te permitirá ahorrar en fuentes de talento de pago, si ves que la mayoría de candidatos proceden de fuentes gratuitas.
#10 Realiza potentes búsquedas
Tu base de datos debe tener indexados todos los currículums para que puedas buscarlos de forma rápida y eficaz. Debes poder encontrar la aguja en el pajar, y encima rápido como el viento. Para conseguirlo, olvídate de buscar con lupa: ¡no eres un detective!
Debe permitirte encontrar los datos que necesitas de entre todos los que tienes almacenados, y para ello debe tener un motor de búsqueda que te muestre resultados por palabras clave, por filtros avanzados (de inscripción, de datos personales, de educación, de idiomas, de preferencias laborales…); debe permitirte hacer búsquedas booleanas y buscar cualquier palabra dentro del texto de cualquiera de los archivos que guardes. Cuanto más grande sea la cantidad de datos, más importante es que puedas encontrarlos combinando potentes filtros.
Suena a magia, ¿verdad? Pues imagínate este caso real de Hunivers. Usan la base de datos de Talent Clue, y con la herramienta Screener hacen verdadera magia. Con una vacante para cubrir relacionada con la logística, los recruiters de Hunivers escriben “logística” en Talent Clue y, de un total de 10.000 candidatos, el buscador les muestra sólo los que coinciden con la búsqueda, o sea unos 300 resultados. En tan solo unos segundos llegan a la información que buscan y, después, invitan a esos perfiles a una oferta. ¡Sin publicar en portales!
#11 Tiene un sistema de etiquetado
Puedes crear etiquetas para clasificar a los candidatos, las ofertas y los motivos de descarte. Esto te ayudará a organizar tu trabajo a tu gusto y a realizar búsquedas eficientes. Podrás crearlas, editarlas y eliminarlas tantas veces como quieras. Podrás etiquetar según posiciones, según portales de procedencia, según motivos de descarte, según skills del candidato o cualquier información según la cual te sería cómodo organizar los datos.
#12 Envía comunicaciones masivas a candidatos
Sabiendo exactamente qué tipo de información sobre tus candidatos manejas y teniéndola ordenada y a tu gusto, te será muy fácil detectar con qué grupos necesitas comunicarte y a qué segmentos quieres enviar una propuesta o una oferta para que se inscriban.
Tu base de datos debe permitirte realizar acciones de comunicación, sobre todo si es muy amplia: debes tener opción de enviar mensajes masivos, por ejemplo, a los candidatos que sean finalistas en un proceso o, por el contrario, a aquellos que estén descartados. Incluso cuando les agregas a un proceso de selección nuevo. Es importante que estas acciones sean masivas y puedas hacerlas con solo un clic para todos los candidatos del segmento.
La comunicación efectiva con tus candidatos mejorará tu Employer Branding, debes tenerla muy cuidada y en cuenta. Lee por qué es importante una buena comunicación con los candidatos en este post.
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#13 Te permite realizar los informes que necesitas
Si tienes la fortuna de tener muchos candidatos en tu base de datos y muchas vacantes, eso significa que tendrás que procesar una enorme cantidad de datos, de qué fuente proceden, en qué procesos se inscribieron, cuántos pasaron a finalistas, descartados, cuántos duplicados hay… Monitorizar toda esta información, junto con la que va asociada a tus acciones de reclutamiento, es esencial para saber qué te funciona y qué no.
Necesitas obtener informes de calidad que te permitan saber cuántos días tardas en cerrar una posición, cuántos candidatos válidos provienen de cada fuente, etc, para detectar exactamente cuáles son los puntos fuertes de tu reclutamiento y, por el contrario, las fases en que tu estrategia te hace perder dinero. Es importante que estos informes se generen de forma automática, sin que supongan un esfuerzo extra por tu parte.
#14 Incorpora resultados de pruebas y killer questions
Muchos recruiters se apoyan en herramientas de selección de personal como el test DISC, que mide cuatro dimensiones de conducta, asociadas cada una a un comportamiento: permite conocer las conductas predominantes del candidato. Esto es un bonus, no es imprescindible que tu base de datos lo tenga. Lo que sí que es imprescindible son las killer questions. Son unas preguntas que puedes agregar en las ofertas, que sirven para pre-seleccionar y pre-descartar candidatos de forma automática. Por ejemplo, si buscas un chófer, puedes poner una KQ que sea si tiene carnet de conducir, porque es algo imprescindible para el puesto. Todos los candidatos que respondan que no lo tienen, quedarán descartados de forma automática, no entrarán en el proceso. Esto te facilitará la criba, porque no tendrás que descartar tú mismo a todos los candidatos que ya sabes que no son válidos.
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