Imagina recibir cientos de currículums para una sola vacante y tener que revisarlos uno por uno. Ahora, imagina hacerlo en una fracción del tiempo, con los mejores candidatos destacados automáticamente para ti gracias a los Software de Recursos Humanos o (ATS según sus siglas en inglés). 

En el competitivo mundo del reclutamiento, los ATS se han convertido en herramientas indispensables. Estos sistemas no solo agilizan y mejoran la eficiencia de los procesos de selección, sino que también ayudan a las empresas a encontrar y retener el mejor talento disponible. 

Sin embargo, aunque la implementación de un ATS puede transformar positivamente el proceso de contratación, también es común cometer errores al adoptar esta tecnología. En este artículo, explicaremos los principales errores que las empresas cometen al implementar un sistema ATS y cómo evitar estos obstáculos para maximizar su efectividad.

¿Cuáles son las funcionalidades principales de un Software de Recursos Humanos?

Un Sistema de Seguimiento de Candidatos o software de Recursos Humanos está diseñado para optimizar cada aspecto del proceso de reclutamiento, desde la atracción de talento hasta la contratación. Entre las funcionalidades más relevantes de un ATS se incluyen:

- Recepción y gestión de solicitudes: Los ATS permiten almacenar todas las aplicaciones en un solo lugar, facilitando el acceso y la gestión de los currículos. 

 - Multiposting: Esta funcionalidad, el Multiposting, permite publicar vacantes en múltiples portales de empleo de manera simultánea, aumentando la visibilidad y alcance de la oferta. Así, se pueden atraer más candidatos en menos tiempo y con menor esfuerzo administrativo.

- Filtrado y clasificación de candidatos: Los ATS permiten filtrar currículos según criterios específicos como experiencia, habilidades o ubicación. Además, permiten un Reclutamiento Colaborativo, donde todo el equipo de reclutamiento puede compartir y evaluar candidatos en tiempo real, mejorando la precisión de la selección.

- Comunicación automatizada con candidatos: Los sistemas ATS gestionan la comunicación con los candidatos de manera automatizada, enviando notificaciones en cada etapa del proceso, lo que mejora la experiencia del candidato y asegura una comunicación constante. Esto también está relacionado con el Employer Branding, ya que una comunicación fluida y profesional refuerza la imagen positiva de la empresa.

- Colaboración entre miembros del equipo de reclutamiento: Los reclutadores pueden colaborar en la evaluación de los candidatos, compartir notas y calificaciones dentro del sistema. Esto, junto con la funcionalidad de Talent Relationship Management (TRM), permite gestionar de manera más eficiente las relaciones con los candidatos a largo plazo, creando una base sólida de talento para futuras vacantes.

- Reportes y análisis de datos: Los ATS ofrecen métricas clave que permiten evaluar el desempeño del proceso de selección y realizar ajustes si es necesario. También proporcionan informes detallados que permiten analizar la efectividad de las campañas de reclutamiento, el tiempo de contratación y la calidad de las contrataciones. 

¿Por qué deberías implementar un  software de Recursos Humanos o un ATS ?

Adoptar un sistema de seguimiento de candidatos ofrece soluciones significativas para los problemas más comunes en los procesos de selección, y optimiza diversas áreas clave:

- Mejora en la eficiencia del proceso de selección: Al automatizar tareas repetitivas como la clasificación de currículums y la programación de entrevistas, un ATS permite a los reclutadores enfocarse en tareas más estratégicas, como la toma de decisiones y la evaluación de candidatos. La función de Multiposting facilita que las vacantes lleguen a más candidatos en menos tiempo, lo que agiliza la primera fase del reclutamiento.

- Mejor organización y acceso a la información de los candidatos: Centralizar toda la información de los candidatos en un único sistema facilita el acceso rápido a los datos. Además, los ATS ayudan a mantener una base de talento organizada, lo que te permite acceder a candidatos previamente evaluados y considerarlos para futuras vacantes, incluso si no fueron seleccionados en un primer momento.

- Aumento de la calidad de las contrataciones: El uso de filtros avanzados y evaluaciones automatizadas asegura que los reclutadores identifiquen los mejores talentos con mayor precisión. Esto se ve complementado con el Talent Relationship Management, que permite gestionar y nutrir las relaciones con los candidatos a lo largo del tiempo, mejorando la calidad de las contrataciones a largo plazo.

- Mejora en la experiencia del candidato: Los ATS mejoran la comunicación entre los reclutadores y los candidatos, garantizando una experiencia más fluida, personalizada y ágil. Con la automatización de tareas, los candidatos reciben respuestas rápidas y detalladas, lo que también refuerza el Employer Branding y la imagen de la empresa como un lugar profesional y organizado.

- Cumplimiento normativo y seguridad de los datos: Un ATS asegura que la empresa cumpla con las normativas de privacidad de datos, manteniendo la información segura y protegida. También es crucial para integrarse con otras herramientas y plataformas mediante integraciones, lo que permite gestionar todo el proceso de reclutamiento en un solo flujo de trabajo, sin perder el control de la seguridad ni el cumplimiento.

¿Cuáles son los errores más comunes al implementar un  ATS ?

¿Cómo elegir el Software de Recursos Humanos adecuado?

La elección del Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) adecuado es una decisión estratégica que puede tener un impacto significativo en la eficiencia de los procesos de reclutamiento de una empresa. A continuación, te explicamos los factores clave que debes considerar al seleccionar un ATS, así como ejemplos prácticos de cómo cada uno de estos factores influye en la elección.

Escalabilidad

Es esencial asegurarse de que el ATS seleccionado pueda crecer con la empresa a medida que se expanden las operaciones o cambian las necesidades de contratación. La escalabilidad implica la capacidad del sistema para adaptarse al aumento del volumen de vacantes, candidatos y usuarios sin perder eficiencia. Esto es particularmente importante para empresas en rápido crecimiento o aquellas que operan en múltiples regiones.

 Integraciones

Un ATS debe integrarse bien con las herramientas y sistemas existentes en la empresa, como plataformas de gestión de relaciones con candidatos (CRM), software de recursos humanos (HRIS), sistemas de evaluación de candidatos o incluso plataformas de anuncios de empleo. Las integraciones mejoran la eficiencia, permiten un flujo de trabajo más ágil y ayudan a evitar la duplicación de esfuerzos.

Consejo: Asegúrate de que el ATS sea compatible con plataformas de multiposting ya que te permitirá publicar ofertas de trabajo en varias plataformas simultáneamente, ahorrando tiempo y esfuerzo.

Facilidad de uso

Un sistema ATS debe ser fácil de usar tanto para los reclutadores como para los candidatos. La interfaz debe ser intuitiva, permitiendo a los usuarios navegar por el sistema sin dificultad. La complejidad puede generar frustración y desacelerar el proceso de selección, por lo que se debe priorizar un ATS con una curva de aprendizaje corta.

Costo

El costo de un ATS es un factor decisivo, especialmente para empresas pequeñas y medianas. Los precios de los ATS varían considerablemente según las funcionalidades ofrecidas, el número de usuarios y el tipo de soporte que incluyen. Es crucial evaluar el costo en relación con las características y el valor que aporta el sistema.

Soporte y Actualizaciones

Un buen proveedor de ATS debe ofrecer un sólido soporte técnico, ya sea por teléfono, correo electrónico o chat en vivo. También es importante asegurarse de que el sistema se actualice regularmente para mantenerse al día con las nuevas tendencias y regulaciones en el reclutamiento, como la normativa de privacidad de datos (GDPR) y otras leyes locales o internacionales.

Preguntas claves para hacer a los proveedores de ATS

Cuando hables con los proveedores de ATS, asegúrate de hacer preguntas clave que te ayuden a evaluar si el sistema se ajusta a las necesidades de tu empresa. Algunas preguntas útiles incluyen:

- ¿Qué características diferencian su sistema de otros en el mercado?

  Esto te ayudará a identificar las funcionalidades únicas que pueden ser cruciales para tu empresa.

- ¿Cómo manejan la seguridad de los datos?

  La protección de la información confidencial de los candidatos es crucial. Pregunta sobre sus políticas de protección de datos, cumplimiento de la GDPR (Reglamento General de Protección de Datos) y otros estándares de seguridad.

- ¿Qué tipo de soporte técnico ofrecen?

  Pregunta por la disponibilidad de soporte en caso de problemas técnicos, si ofrecen asistencia durante las horas pico de reclutamiento y cuál es el tiempo de respuesta.

- ¿Pueden personalizar el ATS para nuestras necesidades?

  Algunos proveedores permiten personalizar su sistema para que se ajuste mejor a tus procesos de reclutamiento específicos. Esto puede ser muy valioso si tu empresa tiene necesidades particulares.

Elegir el ATS adecuado depende de las necesidades específicas de tu empresa, su presupuesto y el volumen de contratación. Al considerar estos factores clave, puedes seleccionar el sistema que mejor se adapte a tus objetivos y optimizar tu proceso de reclutamiento. ¡No olvides probar el sistema antes de hacer tu elección final para asegurarte de que se alinea con tus expectativas!

¿Cuál es el impacto de un ATS o Software de Recursos humanos en la estrategia de reclutamiento?

Un Sistema de Seguimiento de Candidatos (ATS) tiene un impacto profundo en la estrategia de reclutamiento de las empresas. No solo mejora la eficiencia del proceso de contratación, sino que también afecta la calidad de las contrataciones, la experiencia del candidato y, en última instancia, el desempeño organizacional. A continuación, vamos a ver cómo un ATS transforma la estrategia de reclutamiento con datos y ejemplos clave.

Aumento de la eficiencia en el proceso de selección

La automatización es uno de los principales beneficios de un ATS. Al automatizar tareas como el filtrado de currículums, la programación de entrevistas y la comunicación con los candidatos, las empresas pueden reducir el tiempo de contratación significativamente. Según un estudio realizado por Lever, las empresas que utilizan un ATS reducen el tiempo promedio de contratación en un 25% al eliminar tareas manuales y repetitivas.

Según un informe de LinkedIn Talent Solutions, el 59% de los reclutadores afirma que el uso de un ATS ayuda a mejorar la eficiencia en el proceso de selección, permitiéndoles dedicar más tiempo a tareas estratégicas, como la evaluación y el desarrollo de relaciones con los candidatos.

Mejor calidad en las contrataciones

Los ATS permiten aplicar filtros más detallados, lo que facilita la identificación de los candidatos más adecuados para cada puesto. Al establecer criterios específicos como habilidades, experiencia y ubicación, las empresas pueden hacer que su proceso de selección sea más preciso y reducir el riesgo de contrataciones inadecuadas.

Google es un ejemplo claro de cómo un ATS puede mejorar la calidad de las contrataciones. La empresa ha implementado un sistema robusto de análisis de datos en su ATS, lo que le permite evaluar de manera más efectiva el ajuste cultural y la habilidad técnica de los candidatos, esto ha resultado en una tasa de retención más alta y empleados más satisfechos.

Mejora en la experiencia del candidato

El uso de un ATS no solo mejora la eficiencia interna de la empresa, sino que también tiene un impacto directo en la experiencia del candidato. Un proceso más organizado, con una comunicación constante y transparente, eleva la percepción de la empresa y puede contribuir a una mayor tasa de aceptación de ofertas laborales.

El 78% de los candidatos considera que un proceso de selección lento o desorganizado les deja una mala impresión de la empresa. Los ATS permiten ofrecer una experiencia de usuario fluida y rápida, reduciendo el tiempo de espera para los candidatos y asegurando una mejor relación con ellos, incluso si no son seleccionados.

Cumplimiento normativo y seguridad de los datos

En un contexto donde la privacidad de los datos es cada vez más relevante, especialmente con la entrada en vigor de regulaciones como el RGPD en Europa, un ATS también juega un papel importante en la gestión de datos de manera segura y conforme a la ley. 

Estos sistemas permiten almacenar, procesar y gestionar los datos de los candidatos de forma que cumpla con las normativas vigentes, lo cual es esencial para evitar sanciones legales.

Más del 60% de las organizaciones que no cumplen con los requisitos de privacidad de datos enfrentan multas severas, lo que destaca la importancia de contar con un ATS adecuado para cumplir con las regulaciones de protección de datos.

Optimización de la marca del empleadora

Un ATS puede ayudar a las empresas a fortalecer su marca como empleador, mostrando un proceso de contratación moderno, transparente y eficiente.  La forma en que una empresa gestiona sus procesos de selección influye directamente en su reputación en el mercado laboral.

Un buen ejemplo de impacto es  Airbnb, mediante el uso de su ATS, ha logrado crear un proceso de reclutamiento alineado con sus valores organizacionales, mostrando a los candidatos una experiencia personalizada y coherente con su cultura empresarial. Esto ha permitido a la compañía posicionarse como uno de los empleadores más atractivos en el sector tecnológico.

Mejora del reclutamiento colaborativo 

Con un ATS, el proceso de colaboración entre los reclutadores y otros miembros del equipo de contratación se simplifica. Los reclutadores pueden compartir notas, evaluar a los candidatos conjuntamente y obtener informes detallados que permiten tomar decisiones basadas en datos.

Según un informe de SmartRecruiters, el 83% de los reclutadores que usan un ATS colaborativo reportan una mayor satisfacción en la toma de decisiones sobre candidatos, gracias a las funcionalidades que permiten la colaboración en tiempo real y la centralización de la información.

Reducción de costos en el reclutamiento

Implementar un ATS también puede resultar en una reducción significativa de los costos asociados con el reclutamiento. Al optimizar la publicidad de vacantes, reducir la dependencia de agencias de contratación externas y mejorar la eficiencia del proceso, las empresas pueden ahorrar recursos sustanciales.

Se ha demostrado que las empresas que utilizan un ATS reportan un ahorro de hasta un 30% en los costos de reclutamiento, principalmente gracias a la optimización del proceso de selección y la reducción de la contratación externa.

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Un ATS como palanca estratégica, el impacto de un ATS en la estrategia de reclutamiento es claro: mejora la eficiencia operativa, optimiza la calidad de las contrataciones, mejora la experiencia del candidato y fortalece la marca empleadora. 

Invertir en un ATS no solo se trata de modernizar el proceso de contratación; es una decisión estratégica que puede transformar el futuro de la organización. Con un uso adecuado, un ATS se convierte en una herramienta clave para el éxito organizacional, permitiendo a las empresas mantenerse competitivas en un mercado laboral cada vez más dinámico y exigente. ¡Pide una DEMO aquí!