Cómo Convertir tu Base de Datos de Candidatos en tu Mejor Aliado [4 Consejos]

En este post me gustaría remarcar las ventajas y beneficios que puedes obtener al utilizar una buena base de datos de candidatos, y convertirla en una de tus mejores aliados al reclutar y hacer selección de personas.

Antes de empezar quiero realizar una anotación, el Excel no es una base de datos de candidatos. Seguro que conoces muchos compañeros, incluso tu mismo, que utiliza el Excel para gestionar una posición y las dificultades y pérdidas de eficiencia que comporta su utilización. Hoy en día hay diversas soluciones en el mercado que nos pueden ayudar a dejar de lado el Excel.

Una vez realizado este apunte, quiero que conozcas las diferentes ventajas y beneficios que tiene una buena base de datos:

1. Importación de Datos Automáticos

La automatización de la recopilación de todos los candidatos en una sola base de datos es una de las principales ventajas, ya que esta se convierte en ahorro de tiempo. Seguro que utilizas varias fuente para conseguir candidatos, como redes sociales, agregadores de empleo, portales de empleo, etc... Eso puede transformarse en un gran número de candidatos recibidos y que la incorporación a tu base de datos actual no sea fácil.

Deberías tener una base de datos de candidatos que automatice este proceso, y que no tuvieras que preocuparte en ir a buscar los diferentes currículum a cada uno de los portales.

2. Base de Candidatos Única

Crear una una hoja de Excel diferente o una pestaña diferente por cada oferta de empleo que tienes, seguro que te sonará al pan de cada día si eres de los que utiliza Excel en tus procesos de selección.

Esto tiene un grave problema: es muy difícil aprovechar los candidatos que ya tienes.

Una de las situaciones que seguro que te has encontrado más de una vez, es que recuerdes un candidato de otra posición que encajaría perfectamente a la que tienes actualmente abierta, pero que no recuerdes en que excel lo tienes ni puedas llegar a esa información, ya que no dispones de ningún tipo de herramienta que te permita buscar por conocimientos o contenido dentro de los curriculums.  

Todo esto si tuvieras una base de datos de candidatos única no te ocurriría. Además podrás aprovechar otras ventajas, como ver el historial que tiene un candidato en todas las ofertas que ha estado inscrito o poder sacar el máximo partido a los filtros.

Hay clientes nuestros que tienen posiciones recurrentes similares, que nos comentan que a veces no llegan ni a publicar la oferta, ya que recuperando candidatos de ofertas anteriores y buscando en la base de datos candidatos que no sabían ni que tenían, encuentran a su candidato ideal.

3. Filtros

Es una de las funciones clave que debemos tener en nuestra base de datos, ya que gracias a ella podemos encontrar en nuestra base de datos de candidatos, personas que se ajusten a nuestras nuevas ofertas. Como más grande sea tu base de datos, más importancia cobran los filtros y el poder combinarlos entre sí será de gran utilidad, ya que utilizando solo un filtro te puedes quedar demasiado lejos del candidato objetivo.

Un modo de utilización eficiente de los filtros sería realizar una primera búsqueda por el perfil exacto que estás buscando y si no encuentras nada o te gustaría tener más perfiles con los que comparar, tendrías que ir “abriendo” el filtro, igual que cuando buscas candidatos en Linkedin u otras redes sociales.

4. LOPD

Por último me gustaría comentarte un tema que tenemos que tener muy en cuenta a la hora de reclutar, como es la Ley de Protección de Datos.

Tal y como ya hemos explicado en anteriores post, hay ciertas consideraciones a tener con la LOPD en los procesos de selección, y uno de los principales problemas que nos podemos encontrar es que el candidato no haya aceptado que almacenamos sus datos, por lo que tendría que ser eliminado.

Si no queremos llevarnos un susto, nuestra herramienta nos tiene que permitir ver un listado de los candidatos con los que cumplimos la LOPD.

Espero que con este post puedas empezar a utilizar tu base de datos de forma más completa y que esta se convierta en tu mejor aliada y no en una pesadilla cada vez que la quieres utilizar o actualizar.